1. Mục tiêu công việc:
- Đáp ứng kịp thời nhu cầu mua sắm của các đơn vị nghiệp vụ.
- Tối ưu ngân sách và hiệu quả chi phí thông qua đàm phán, đấu thầu và quản trị nhà cung cấp.
- Đảm bảo tính tuân thủ, minh bạch và hạn chế rủi ro trong hoạt động mua sắm.
- Nâng cao chất lượng dịch vụ nội bộ và hiệu quả vận hành doanh nghiệp.
- Xây dựng và duy trì quan hệ hợp tác lâu dài với các đối tác chiến lược.
2. Trách nhiệm chính:
- Tham gia xây dựng định mức, tiêu chuẩn trang bị về hoạt động phát triển mạng lưới, mua sắm, quản lý tài sản.
- Tham gia xây dựng: Quy định nội bộ, quy trình, hướng dẫn mua sắm, các tiêu chuẩn, biểu mẫu cho hoạt động mua sắm; Chỉ tiêu đo lường hiệu quả công việc mua sắm; Cơ chế quản lý, giám sát hoạt động mua sắm và quản lý nhà cung cấp.
- Điều chỉnh các quy chế, quy trình, hướng dẫn theo mảng nghiệp vụ phân giao; đề xuất sửa đổi, cải tiến quy trình
- Lập kế hoạch mua sắm: Tiếp nhận và tổng hợp nhu cầu mua sắm từ các phòng ban nội bộ; Phối hợp với các bộ phận để lập kế hoạch mua sắm ngắn hạn, trung hạn và dài hạn, đảm bảo tính hợp lý, tối ưu chi phí và nguồn lực.
- Triển khai và giám sát thực hiện mua sắm tập trung, bao gồm:
- Xây dựng Hồ sơ yêu cầu
- Tìm kiếm nhà cung cấp uy tín
- Đánh giá hồ sơ phù hợp phù hợp với tiêu chuẩn của từng gói mua sắm
- Trình lựa chọn nhà cung cấp
- Tiến hành đàm phán giá cả, điều khoản hợp đồng, và điều kiện thanh toán với nhà cung cấp.
- Soạn thảo, ký kết, theo dõi hợp đồng mua sắm, đảm bảo đầy đủ chứng từ và tuân thủ pháp lý.
- Theo dõi tiến độ giao hàng, nghiệm thu hàng hóa, và phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý phát sinh (nếu có).
- Cập nhật, quản lý dữ liệu nhà cung cấp và hồ sơ mua sắm
- Tổng hợp và đánh giá danh sách các Nhà cung cấp thường xuyên
- Thực thi các công việc khác theo phân giao của HĐTV/TGĐ/Lãnh đạo Đơn vị.
