1. Quản lý kho:
- Tham gia giám sát công tác kho như nhập, xuất, lưu trữ, kiểm kê và đối chiếu số lượng kiểm kê thực tế với số liệu tồn kho trên hệ thống. đảm bảo dữ liệu tồn kho trên hệ thống và thực tế chính xác.
- Kiểm tra, sửa sai, ghi chú và báo cáo cho Trưởng phòng những lỗi của bộ phận xuất/nhập hàng qua báo cáo hàng tháng để qua đó nâng cao chất lượng công việc.
- Báo cáo tồn kho hàng tháng tới CFO và các đơn vi còn hàng tồn kho trên hệ thống để đơn vị nắm được tồn kho
2. Quản lý tài sản:
- Theo dõi, ghi nhận, cập nhật tình trạng tài sản cố định và công cụ dụng cụ toàn hệ thống; quản lý hồ sơ tài sản trên phần mềm
- Lập kế hoạch, phối hợp với các bộ phận liên quan kiểm kê định kỳ/đột xuất; đối chiếu số liệu với thực tế; tổng hợp biên bản, lập báo cáo và đề xuất xử lý sai lệch (nếu có)
- Quản lý vòng đời tài sản: Phối hợp các bộ phận liên quan theo dõi quá trình sử dụng, bàn giao nghiệm thu, đề xuất sửa chữa/thanh lý/hủy, đánh giá hiệu suất sử dụng tài sản; luân chuyển và thu hồi, mượn, định giá đền bù thất thoát… đúng quy trình
-Hỗ trợ kiểm soát và cải tiến hệ thống: Chuẩn bị hồ sơ cho kiểm soát nội bộ; đề xuất cải tiến công cụ/giải pháp quản lý tài sản (mã hóa, phần mềm, quy trình kiểm kê...)
3. Theo dõi ngân sách CO:
- Phối hợp cùng FI hàng tháng dự chi chi phí thường xuyên phát sinh của tháng tiếp theo trên báo cáo Accrual (phòng kế toán) và Forcast (phòng quản trị ngân sách- PM) có phê duyệt của Chánh Văn Phòng trước khi thông báo tới FI
- Hàng tháng nhập số thực tế chi phí đã sử dụng để đưa ra các cảnh báo IO (đầu mục ngần sách) dự kiến bị thiếu, sai lệch, nhầm, các phát sinh….
- Đầu mối phụ trách chính làm việc với FI và báo cáo Chánh văn phòng về ngân sách của Khối bao gồm của Branding, CX…
- Phối hợp cùng TPHC và phòng quản trị ngân sách xây dựng ngân sách năm tiếp theo dựa theo số lượng thực tế đã sử dụng năm cũ và tăng/ giảm biến động theo thị trường
- Đầu mối phụ trách chính gửi các yêu cầu tới FI (phòng PM) về việc điều chỉnh, thay đổi ngân sách của Phòng hành chính (trừ Branding)
- Xử lý các phát sinh liên quan tới ngân sách của Khối theo yêu cầu của TP.
4. Quản lý mạng lưới:
- Nhận bàn giao giao phẩm từ phòng MS sau khi cải tạo HO, SO hồ sơ gồm có: Nghiệm thụ văn phòng (gồm phần nội thất, nhận diện Thương hiệu) PCCC, BBBG với tòa nhà, hợp đồng liên quan như HĐ thuê nhà, HĐ thuê treo bảng biểu…
- Nhận yêu cầu sửa chữa nhỏ lẻ từ các chi, phân tích tình trạng sửa chữa xem hạng mục thuộc tòa nhà (dựa trên BBBG mặt bằng) hay thuộc MB Life
+ Thuộc tòa nhà: check các điều khoản sửa chữa trên HĐ và yêu cầu tòa nhà sửa chữa
+ Thuộc MB Life: thực hiện báo Vendor ưu tiên, kg có vendor ưu tiên tìm kiếm vendor lẻ và thực hiện sửa chữa dựa trên 3 báo giá. Báo cáo TPHC để lựa chọn Vendor phù hợp với chất lượng sửa chữa.
- Thực hiện nghiệm thu và thanh toán theo tiến độ
- Xử lý các phát sinh theo trục dọc mạng lưới khi có vấn đề xảy ra
5. Quản lý, theo dõi phụ tùng thay thế, bảo dưỡng, sửa chữa xe: Tham chiếu theo Quy định quản lý và sử dụng xe ô tô
- Kiểm soát chi phí xăng xe, rửa xe: theo định từng xe được ban hành từng thời kỳ
- Bảo dưỡng định kỳ: Theo yêu cầu từng hãng xe thực hiện bảo dưỡng theo cấp độ.
- Nâng cấp xe xin phê duyệt của Chủ xe, Chánh văn phòng, TPHC và thực hiện sửa chữa theo yêu cầu
6. Quản lý đội xe và thanh toán CPTX xăng xe, thẻ taxi
a. Quản lý đội xe:
- Phân công lịch trực xe theo lịch làm việc BLĐ
- Luân chuyển lái xe trong trường hợp phát sinh
- Báo cáo Chủ xe mượn xe và thực hiện luân chuyển theo yêu cầu
- Tiếp nhận thông tin yêu cầu từ lái xe và làm việc nội bộ, báo cáo TP để xử lý các phát sinh
b. CPTX:
- Xăng xe:
- Taxi:
7. Review ký duyệt P2P cho TPHC theo từng thời kỳ
8. Các công tác báo cáo:
- Báo cáo kiểm kê tài sản và kho đinh kỳ 2 lần / năm
- Báo cáo Yêu cầu thu thập dữ liệu GHG năm 2024 – nhận từ CFO diễn ra 1 năm/ 1 lần dựa trên thu thập tiêu hao điện tại chi nhánh, số lượng FTE làm việc tại MB Life (theo số liệu HR gửi), tiêu hao nhiên liệu xăng từng xe, các sáng kiến bảo vệ môi trường.s
- Báo cáo ngân sách theo yêu cầu từ TPHC
- Báo cáo rủi ro 1 năm/ 1 lần
- Các báo cáo khác theo yêu cầu từng thời kỳ
9. Các công việc khác theo chỉ đạo từ CBQL
- Chuyên môn: Quản trị kinh doanh, Thống kê lưu trữ, Hành chính
- 4 năm tại vị trí thủ kho, quản lý tài sản, thủ tục hành chính
- Sử dụng các phần mềm hệ thống quản lý kho, tài sản (SAP)
- Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Logistics, kinh tế, Hành chính, Ngoại ngữ, Luật,...
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|